A la hora de ir avanzando en el camino del crecimiento personal y financiero, hay una habilidad que es clave: la planificación. En este artículo veremos cómo planificar siguiendo las cuatro últimas claves del kaizener atípico… ¿las recuerdas? Intención, Consciencia, Orquestación y Kaizen. ¡Vamos allá!
La planificación no tiene que ser algo super difícil, pero a veces tendemos a complicar las cosas. Vamos a seguir el principio KISS (Keep It Simple, Stupid), para no encontrarnos con una enorme montaña que tire para atrás planificar su ascenso. Estos cuatro pasos, contienen la esencia tanto para lograr objetivos financieros como no financieros.
1. Intención
Todo comienza por la intención. Quieres lograr o conseguir algo: un ascenso en el trabajo, tener más tiempo libre, ponerte en forma, construir una casa, eliminar tus deudas, aumentar tu colchón de tranquilidad, etc. Lo que sea.
La intención es el destino al que quieres llegar.
¿Qué se puede hacer con esa intención o deseo? Principalmente, dos cosas: (1) concretarla y (2) descubrir su propósito.
Concreta tu intención
Como dice Tony Robbins, «la claridad es poder». Por eso una intención, un sueño, un deseo difuso, no te va a llevar a ninguna parte; como mucho a obtener resultados difusos.
Al concretar tu intención, las vas a convertir en un objetivo, para el cual podrás trazar un plan de acción. Este proceso de concreción, no es más que coger tu intención y «smartizarla«. ¿Has oido hablar alguna vez de los objetivos SMART? Es un acrónimo en inglés (el cual significa inteligente) que nos recuerda las características que debe cumplir un objetivo bien definido. Te los expongo a continuación:
- Specific / Específico. Debes evitar ser difuso al definir tus objetivos. Cuanto más concreto, mejor. Supongamos que «quieres estar en forma». Eso no vale, debes ser específico, concreto. «Poder correr 5 km. a un ritmo de 6 minutos el km.», «Volver a entrar en una talla 40», «Pesar entre 70-72 kg.» son objetivos más específicos.
- Measurable / Medible. Lo que no puedes medir no puedes saber si lo has alcanzado. Hay que darle la forma adecuada al objetivo para que lo puedas cuantificar y medir. Además, es clave para poder hacer seguimiento de los avances. Por ejemplo «cuidar más mi relación con mi pareja» ¿cómo se mide?; puedes transformarlo por algo del estilo «salir 1 vez a la semana a comer fuera con mi pareja», o «reservar 30 minutos diarios de lunes a viernes para que me cuente cómo ha sido su día».
- Achievable / Alcanzable. El objetivo debe motivarte, suponer un reto que te empuje a la acción, pero al mismo tiempo ser alcanzable. Ni demasiado fácil ni demasiado difícil.
- Realistic / Realista. Dadas tus circunstancias, teniendo en cuenta tu contexto y los recursos con los que cuentas (habilidades, dinero, tiempo, etc.), el objetivo debe ser realista. No quieras preparar una maratón en una semana si nunca has corrido regularmente.
- Time bounded / Definido en el tiempo. La última característica es superimportante: ponerle fecha al objetivo, o acotarlo temporalmente. Bien podría ser lograr el objetivo de tener un colchón de tranquilidad que te cubra 6 meses de gastos a día 31/12/2018 como comprometerte a reservar 2 horas el último domingo de cada mes para revisar tus finanzas personales.
Descubre su propósito
Si concretar la intención es «el qué», descubrir o definir su propósito es «el para qué». Esta parte se corresponde con la motivación, la gasolina que va a hacer que persistas en los malos tiempos y que logres ese objetivo que persigues sí o sí. Es lo que hace que sea significativo para ti. Piénsalo y ponlo por escrito. Cuanto más emotivo, cuanto más te toque tu fibra sensible, mejor.
2. Consciencia
Una vez tengas tu intención transformada en un objetivo SMART y un propósito claro, motivador y significativo, es momento de hacerte consciente del camino que tienes por delante. Para ello, elevarás tu consciencia en dos frentes: tu situación actual y las diferentes alternativas o cursos de acción que te acercarán a tu objetivo.
2.1 Situación actual
Si la intención que concretaste en un objetivo la puedes ver como un lugar de destino, tu situación actual sería el lugar de origen.
Pararte a pensar cuál es tu origen, el contexto o circunstancias de tu realidad, puede ser muy clarificador. Te darás cuenta de lo cerca o lejos que está tu objetivo y si te has pasado de ambicioso o te has quedado corto a la hora de definirlo. También podrás sacar a la luz cosas (tanto positivas como negativas) de las que no eras consciente.
Haciendo una analogía con un viaje, la situación actual debería incluir:
- El lugar de partida (origen). El «usted está aquí».
- Los recursos con los que cuentas. Dinero, tiempo, habilidades y competencias, relaciones, etc.
- Los obstáculos y dificultades que impiden o ralentizan tu avance.
Ahora que sabes origen y destino, podrás determinar qué te hace falta para lograr el objetivo; es lo que los anglosajones llaman «clarify the gap».
2.2 Alternativas
En la mayoría de los casos, existen numerosas soluciones a los problemas a resolver. Algunas serán más fáciles, otras más difíciles, unas requerirán más tiempo, otras más recursos, etc. En esta segunda parte del paso 2, explorarás las distintas alternativas u opciones que tienes para abordar tu objetivo.
En un primer momento, lo más recomendable es hacer una tormenta de ideas o brainstorming, para intentar descubrir cuantas más opciones, mejor. Serán las distintas rutas de tu viaje, así como los vehículos que utilizarás en su transcurso.
Posteriormente, conviene hacer un análisis de ventajas e inconvenientes para cada una de las alternativas, cosa que nos ayudará en el siguiente paso.
Si estamos en el caso de una planificación financiera, se trataría de identificar las distintas estrategias de ahorro e inversión, junto con los vehículos que se pueden utilizar en cada estrategia.
3. Orquestación
Sabes qué es lo que quieres, para qué lo quieres, y eres consciente de tu situación actual y las distintas alternativas para planificar tu objetivo. Llega el momento de tomar decisiones, de elegir una ruta: tu camino.
Tu plan debe incluir:
- Las distintas etapas o fases del viaje. Es especialmente importante definirlas si estamos hablando de un objetivo grande, pues podrás tener hitos intermedios que te ayudarán en el seguimiento (paso 4) y a mantenerte enfocado y motivado.
- Las actividades y tareas que se deben llevar a cabo en cada etapa. Planifica quién será el responsable y cuándo se realizará cada una, y estima su duración, coste y esfuerzo.
- Los recursos que vas a necesitar, tanto si ya los tienes como si no.
- Un plan de gestión de riesgos, es decir, las dificultades que podrás encontrarte y cómo las gestionarás. Si fuese necesario, definirías para cada riesgo: probabilidad de ocurrencia, impacto, acciones mitigadoras y/o acciones de contingencia.
- Cuándo llegarás tu destino. Te recomiendo que también les pongas fecha a los hitos intermedios. Esto evitará que postergues por ver fechas muy lejanas.
- Cómo sabrás que has llegado a tu destino. Partiendo de un objetivo SMART, debería estar más que claro ya que es específico y medible.
El plan se podría complicar mucho más, llegando a convertirse en un plan de proyecto. Para mantenerlo simple, aplica la técnica de divide y vencerás: trocea tu objetivo en subobjetivos más fáciles de manejar y ve avanzando paso a paso. Recuerda, piensa en grande y actúa en pequeño.
4. Kaizen
El último paso nos recuerda que toda planificación debe ser flexible y adaptable, que debe mantenerse viva. Un plan que no se adapta es un plan inútil.
La clave para que esto pase está en realizar un seguimiento periódico del avance hacia tu objetivo e ir redirigiendo el rumbo según sea necesario. Es el ciclo del kaizen o mejora continua:
- Actúa.
- Evalúa.
- Ajusta (y vuelve al 1).
Así conseguirás aprender según vas recorriendo el camino y que tu ejecución mejore a cada paso que das.
¿Qué gano si me ayudan a planificar?
Aunque estos cuatro pasos los he presentado secuencialmente, están interrelacionados y puede volverse atrás en cualquier momento. Por ejemplo, describiendo la situación actual podrías darte cuenta de que en realidad tu intención y objetivo no son los que pensabas en un primer momento.
No es nada raro, ni nada malo. No debemos ser rígidos. En gestión de proyectos cada vez se usan más las metodologías ágiles, porque las cosas cambian cada vez más rápido y porque a veces el cliente no tiene claro lo que quiere. ¡Y estamos hablando de grandes proyectos de grandes empresas!
Mi trabajo como gestor de proyectos me ha llevado en numerosas ocasiones a sentarme con el cliente para «bajar a tierra» sus requisitos. Al hacerlo, muchas veces se acabaron cambiando algunos. También formaba parte de mi competencia revisar la situación actual, pues todo proyecto tiene unas limitaciones de tiempo, coste y calidad que afectan a su alcance; en otras palabras: qué se puede hacer con estos recursos. También formaban parte de mis responsabilidades el estudio de alternativas, planificación, seguimiento y control, y cierre del proyecto.
Como ves, tras leer este artículo ya te sonarán muchas de estas cosas. Como gestor de proyectos, me encargaba de que todas las piezas funcionasen correctamente, las motivaba, las «engrasaba» si había fricciones, creaba «adaptadores» para que se entendiesen algunas piezas, y, en ocasiones, encargaba que «sustituyesen» las piezas defectuosas. Mi labor era de gestión; la ejecución de las tareas técnicas la llevaban a cabo otras personas de diferentes equipos.
Así como un buen gestor de proyectos es clave para que un proyecto sea exitoso, a la hora de que avances por tu camino de crecimiento personal y financiero tener alguien que te acompañe puede marcar la diferencia. Te facilitará las cosas, te ayudará a que mantengas un alto nivel de compromiso y te invitará a que saques a la luz la mejor versión de ti mismo.
Si quieres que sea yo esta esta especie de «facilitador», no tienes más que ponerte en contacto conmigo a través del formulario de contacto. Veremos cómo te puedo ayudar y si te encajan mis servicios.
Resumen
En el artículo de hoy hemos visto cómo hacer una planificación en cuatro sencillos pasos. Así es como planifICO-k:
- Intención: Comenzamos con una intención, a la que dar forma y convertir en un objetivo SMART. Además clarificaremos el propósito o para qué, que nos servirá como motivación.
- Consciencia: Debemos ser conscientes de nuestra situación actual, nuestra realidad para después poder valorar las distintas alternativas o cursos de acción para lograr el objetivo.
- Orquestación: Juntamos las piezas del puzzle y trazamos un plan. Dicho plan responde muchas preguntas: qué, para qué, cómo, quién, cuándo, con qué.
- Kaizen: Aplicamos la mejora continua en la ejecución a través del seguimiento, con un ciclo en el que se actúa, evalúa y ajusta una y otra vez.
Esto es todo por hoy. Gracias por haber llegado hasta aquí. Si te ha gustado el artículo, compártelo en redes sociales y, por supuesto, estaré encantado de leer tus comentarios.
Saludos, kaizener!
